Komunikasi Organisasi

TEORI KOMUNIKASI ORGANISASI

Definisi fungsional :

Pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Definisi interpretif:

Proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi.

Kom. Org adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara dan mengubah organisasi.

Perspektif komunikasi :

Organisasi tidak terbentuk karena adanya surat / dokumen persetujuan, tetapi organisasi ada sejak adanya interaksi/komunikasi tertentu diantara orang-orang yang menunjukkan bahwa mereka tengah  berorganisasi.

PENDEKATAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Objektivis/makro   (organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya; memproses informasi&lingkungan)                 

Transisional/individual

(berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi; berbicara pada kelompok kerja)        

Subjektivis / mikro

(komunikasi antara anggota kelompok; orientasi&pelatihan)                        

PERSEPSI

1.      Redding & Sanborn

Kom. Org adalah pengiriman & penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. (komunikasi internal, hubungan manusia, downward, upward, horizontal, keterampilan komunikasi {berbicara, mendengarkan, menulis} dan evaluasi program.

2.      Katz & Kahn

Kom. Org merupakan arus informasi & pemindahan arti di dalam org.

3.      Zelko & Dance

Kom. Org adalah suatu system yang saling tergantung yang mencakup internal & eksternal.

4.      Thayer

3 sistem komunikasi dalam Org ;

             I.            Berkenaan dengan kerja organisasi seperti data mengenai tugas-tugas / beroperasinya Org.

          II.            Berkenaan dengan pengaturan Org seperti perintah, aturan & petunjuk.

       III.            Berkenaan dengan pemeliharaan & pengembangan Org. (berhubungan dengan individu & masyarakat, pembuat iklan & latihan)

5.      Greenbaum

Bidang kom. Org termasuk arus komunikasi formal & informal dalam organisasi, komunikasi internal & eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sebagai koordinasi pribadi & tujuan org. serta masalah menggiatkan aktivitas)

SIMPULAN

Þ Kom. Org terjadi dalam suatu system terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal & eksternal.

Þ    Kom. Org meliputi pesan & arus, tujuan dan media.

Þ    Kom. Org meliputi orang & sikapnya, perasaaan, hubungan dan keterampilannya.

TEORI STRUCTURAL KLASIK / ORGANISASI KLASIK

Konsep tentang organisasi sebenarnya telah berkembang mulai tahun. 1800an dan konsep-konsep ini sekarang dikenal sebagai teori klasik (classical theory) atau kadang-kadang disebut juga teori tradisional atau teori struktural klasik. Dampak teori klasik pada organisasi telah dan masih dirasakan sangat besar. Sebagai contoh organisasi yang didasarkan birokrasi dan banyak bagian dari teori klasik.

• Karakteritik Organisasi Weberian
  Kata birokrasi mula-mula berasal dari kata legal-rasional. Organisasi disebut rasional dalam hal penetapan tujuan dan perancangan organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.

Menurut Weber bentuk organisasi birokratik adalah bentuk yang paling efisien. Oleh karena itu Weber berpendapat bahwa masyarakat perlu membentuk organisasi, “baru” selain masyarakat tradisional.

Blau&Scott (1962) merupakan landasan bagi teori ini ---> organisasi social & organisasi formal

Social :

-          merujuk pada pola-pola interaksi social (frekuensi, intensitas kontak, horizontal)

-          adanya pola yang mengisyaratkan bahwa terdapat hubungan antara orang-orang yang mentransformasikan mereka dari suatu kumpulan individu menjadi sekelompok orang / sejumlah kelompok menjadi suatu system social yang lebih besar.

-          Kepercayaan bersama yang menghasilkan suatu struktur yang lebih daripada sejumlah individu (kelompok)

 Komunikasi berhubungan dengan organisasi social melalui 3 cara:

1. system social dihasilkan lewat komunikasi.
2. system social mempengaruhi bagaimana, ke dan dari siapa, dan dengan pengaruh bagaimana komunikasi terjadi di antara anggota-anggota.

# meningkatkan kemungkinan berbicara secara horizontal, dan mengurangi kemungkinan komunikasi vertical (upward & downward)

3. membuat prediksi yang akurat mengenai orang-orang tanpa mengetahui lebih banyak

Berlo (1960)

Formal :

-          jika pencapaian suatu  tujuan tertentu memerlukan tujuan bersama, suatu organisasi dirancang untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan banyak individu dan untuk memberi rangsangan kepada orang-orang lainnya untuk membantu mereka.

# bisnis dibentuk untuk untuk menghasilkan barang-barang yang dapat dijual, badan-badan pemerintah dibentuk untuk mengatur keuangan.

-          tujuan yang harus dicapai, aturan-aturan yang harus dipatuhi, dan struktur status secara sengaja dirancang untuk mengantisipasi dan mengarahkan interaksi dan kegiatan anggota

-          organisasi formal = birokrasi, birokrasi adalah organisasi yang menunjukan kombinasi karakteristik, efisiensi berkaitan dengan suatu pola otoritas (kewenangan) yang hierarkis.

-          Jika kewenangan hierarkis tidak berkaitan dengan efisiensi di organisasi, maka organisasi itu tidak sepenuhnya terbirokratisasikan. 

10 Ciri organisasi atas karya Weber:

1. Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan. Masinis, letnan, sersan, dosen.
2. Tujuan atau rencana organisasi terbagi ke dalam tugas-tugas, tugas-tugas org. disalurkan diantara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi.
3. Kewenangan: melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan.kewenangan legal, dan di sah kan secara hukum.
4. Garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hirarkis. (upward & downward)
5. Sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.
6. Prosedur bersifat formal dan impersonal. Perlu adanya catatan tertulis demi kontinuitas, keseragaman (uniformitas), dan untuk maksud-maksud transaksi. Prosedur impersonal ini dirancang untuk menjaga perasaan pejabat agar penilaian rasionalnya tidak menyimpang.dalam menjalankan kewajibannya.
7. Disiplin
8. Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.
9. Pegawai yang dipilih untuk bekerja berdasarkan kualifikasi teknis
10. Kenaikan jabatan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.

Implikasi teori Weber pada komunikasi organisasi:

suatu fenomena yang disebut komunikasi jabatan (positional communication). Hubungan dibentuk antara jabatan-jabatan, bukan antara orang-orang.

Manajemen Ilmiah Taylor

Pendekatan Taylor terhadap manajemen dilakukan di sekitar 4 unsur fungsi: pembagian kerja, proses skalar dan fungsional, struktur dan rentang kekuasaan.

1. Pembagian kerja: menyangkut bagaimana tugas, kewajiban dan pekerjaan organisasi didistribusikan. Pekerjaan setiap orang dlm org. hrs terbatas pada pelaksanaan suatu fungsi.
2. Proses Skalar dan fungsional. Berkaitan dengan pertumbuhan vertikal dan horizontal organisasi. Proses saklar menunjukkan rantai perintah atau dimensi vertikan organisasi.
3. Struktur. Berkaitan dengan hubungan-hubungan logis antara berbagai fungsi yang ada dalam organisasi.

Ø  Lini: kewenangan terakhir terletak pada jabatan-jabatan dalam struktur itu.

Ø  Staf: memberi nasihat dan jasa untuk membantu lini.

Ø  Struktur tinggi dan struktur datar: Struktur tinggi mempunyai banyak tingkat kewenangan dengan manajernya yang mempnuayai rentang pengawasan yang sempit. Organisasi berstrutur datar ditandai dengan aktivitas individualistik dan usaha pemberdayaan.

4. Rentang pengawasan. Jumlah bawahan yang berada di bawah pengawasan seorang atasan

Ada 3 unsur organisasi formal:

1. Sistem kegiatan yang terkoordinasi. Organisasi dalam kenyatanya selalu terdiri dari bagian-bagian dan hubungan-hubungan. Bagian-bagian organisasi merupakan kegiatan-kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan dan saling berhubungan.
2. Kelompok orang
3. Kerjasama utk mencapai tujuan

Dasar-dasar organisasi klasik

1. Kekuasaan, bisa demokratis atau otokratis
2. Saling melayani-merupakan legitimasi sosial pada organisasi. Setiap organisasi ada dan diakui oleh masyarakat umum
3. Doktrin-rumusan tujuan organisasi
4. Disiplin- perilaku yang ditentukan oleh perintah atau pengendalian diri.

Perspektif subjektivis

Teori struktural klasik sederhana dan menarik. Teori itu menunjukkan bahwa bila struktur ditemukan, perilaku akan dapat diramalkan, rasional dan efisien. Bila setiap orang mengetahui peranan, tanggung jawab dan kepada siapa mereka harus bertanggung jawab, oraganisasi dapat berjalan baik. Struktur menentukan perilaku dan menghasilkan keteramalan

TEORI NEOKLASIK / TRADISIONAL / TRANSISIONAL / INDIVIDUAL

Konsepsi lama tetap memberikan pengaruh penting terhadap cara orang memahami organisasi, namun perbaikan-perbaikan dalam model mulai membawa perubahan praktis dalam cara kita merumuskan organisasi.

Hugo Munsterberg menekankan adanya perbedaan-perbedaan karakteristik individu dalam organisasi-organisasi. Sebagai tambahan Munsterberg mengingatkan adanya pengaruh faktor-faktor sosial dan budaya terhdap organisasi.

Percobaan Hawthorne merupakan kristalisasi teori neoklasik
Percobaan pertama: meneliti pengaruh perbedaan tingkat penerangan (cahaya) dalam pekerjaan thd produktivitas kerja atau efisiensi para karyawan.

Percobaan kedua: April 1927, percobaan ini melibatkan kelompok kecil pekerja, yang terdiri di enam orang gadis pekerja pada perakitan listrik.

Hasil penelitian:  Hubungan sosial atau manusiawi diantara peneliti dan penyelia lebih penting dlm menentukan produktivitas.

Kontribusi penting studi Hawthorne:

Organisasi adalah suatu sistem terbuka di mana segmen-segmen teknis dan manusiawi saling berkaitan erat. Studi tersebut juga menekankan pentingnya sikap karyawan.

Kritik dan “usul”perubahan neoklasik pada tiang dasar organisasi formal.

Pembagian Kerja (Division of Labor)

Teori neoklasik mengemukakan perlunya:

1. partisipasi atau melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan
2. perluasan kerja (job enlargement) sebagai kebalikan dari spesialisasi
3. manajemen bottmom up: memberi kesempatan bagi junior untuk berpartisipasi

Struktur Organisasi
Struktur merupakan penyebab terjadinya pergeseran-pergeseran (frictions)

Pandangan Neoklasik Terhadap Organisasi Formal

Titik tekanan teori neoklasik adalah pada 2 elemen pokok dalam organisasi: perilaku individu dan kelompok pekerja.

Fenomena organisasi informal: orang-orang yang bergabung menjadi suatu kelompok; kelompok alamiah yang terbentuk sebagai hasil interaksi diantar para karyawan.

Faktor-faktor yang menentukan munculnya organisasi formal:

1. Lokasi
2. Jenis Pekerjaan
3. Minat (Interests)
4. Masalah-masalah khusus

TEORI PERILAKU

Teori perilaku atau the behavior theory of organitation, berpendapat bahwa ada tidaknya, baik buruknya, suatu organisasi itu tergantung dari sikap kelakuan para anggotanya. Salah seorang penganut teori ini yang terkenal adalah Herbert A. Simon dalam bukunya ‘’Administrative Behaviour”.

Namun, sejak Barnard (1938) mempublikasikan “the function of the executive”, pikiran-pikiran baru muncul. Ia menyatakan bahwa organisasi adalah system orang, bukan struktur yang direkayasa secara mekanis.

Masalah organisasi terpenting menurut penganut teori ini adalah bagaimana membuat para warga organisasi itu bersikap, berpikir dan bertingkah laku sebagai manusia organisasi yang tepat.

Barnard juga menyatakan bahwa kewenangan merupakan suatu fungsi kemauan untuk bekerja sama. 4 syarat yang harus dipenuhi sebelum seseorang menerima suatu pesan yang otoritatif :

1. memahami pesan
2. percaya bahwa pesan tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi
3. percaya, pada saat memutuskan untuk kerja sama, pesan yang dimaksud sesuai dengan minatnya.
4. memiliki kemampuan fisik dan mental untuk melaksanakan pesan.

Kemudian seperangkat premis ini menjadi terkenal sebagai teori penerimaan kewenangan, yakni kewenangan yang berasal dari tingkat atas organisasi sebenarnya merupakan kewenangan nominal. Kewenangan menjadi nyata apabila diterima. Namun, Barnard menunjukkan bahwa banyak pesan tidak dapat dianalisis, dinilai dan diterima, atau ditolak dengan sengaja. Tetapi kebanyakan arahan, perintah dan pesan persuasive termasuk ke dalam zona acuh-tak-acuh (zone of indifference) seseorang.

100%                                                         0%                                                        100%

(Kemauan yang 100% untuk bekerja sama memperlihatkan zona yang memanjang dengan kedua arahnya menuju skala 100%. Suatu penolakan pesan yang mutlak {arahan, perintah & permohonan} menunjukkan suatu zona yang nilai-nilainya adalah nol)

Banyak pesan dalam suatu organisasi dirancang untuk memperlebar zona acuh-tak-acuh pegawainya. Lebar zona setiap bawahan berbeda antara yang satu dengan yang lainnya. Seorang bawahan boleh jadi mau menerima suatu pesan dengan penuh kehangatan dan penerimaan, bawahan lainnya tidak mau menerima tetapi juga tidak berarti menolaknya, sedangkan seorang bawahan ketiga sama sekali menolak pesan tersebut.

# jadi kewenangan formal sama sekali tidak efektif jika terjadi penolakan oleh anggota dalam organisasi.

# Tannenbaum (1950) menyatakan bahwa, “luas kewenangan yang dimiliki atasan ditentukan oleh luas penerimaan bawahannya.”

      Teori hubungan manusiawi (Elton Mayo)

Hubungan manusia sangat penting dalam menopang suatu perusahaan dalam jangka panjang. Hubungan manusia bisa diinterprestasikan dalam bermacam-macam cara.

Sebagian organisasi dan orang-orang melihat hubungan manusia dari sudut pandang yang berbeda secara keseluruhan.

Bagaimanapun, hubungan manusia dalam ruang lingkup pekerjaan dan dilihat dari sudut pandang manajemen, kesimpulannya bahwa hal itu dapat diklasifikasikan menjadi dua point, yaitu :

1. Hubungan Industri atau hubungan manusia dimana hasil dari sebuah rapat antara para manajer dan para pekerja.
2. Hubungan pribadi atau hubungan manusia dapat membuka atau menumbuhkan eksistensi didalam semua lingkungan pekrjaan.

Kemajuan dari hubungan diantara semua level yang telah diterima sebagai elemen penting di dalam perkembangan dan kemajuan dari setiap industri organisasi, dan dimana sebagian kesuksesan jangka panjang manajemen yang tidak mengutamakan kesepakatan dari usaha yang telah diarahkan.

Bagaimanapun, kemungkinan dari kebijaksanaan untuk perbaikan hubungan manusia bisa menjadikan pengejaran melulu karena efek di dalam produksi, dan bukan dari alasan pokok dari proses produksi untuk sikap yang benar dan seimbang kepada pribadi seseorang dan keperluan sosial dari para pekerja. Output yang lebih tinggi dapat membawa kita ketingkat kepuasan yang lebih tinggi pula bagi para pekerja.

Teori hubungan manusia ini menekankan pada pentingnya individu dan hubungan sosial dalam kehidupan organisasi. Teori ini menyarankan strategi peningkatan dan penyempurnaan organisasi dengan meningkatkan kepuasan anggota organisasi dan menciptakan organisasi yang dapat membantu individu mengembangkan potensinya. Dengan meningkatkan kepuasan kerja dan mengarahkan aktualisasi diri pekerja, akan mempertinggi motivasi bekerja sehingga akan dapat meningkatkan produksi organisasi.

“Hasil yang lebih baik berkaitan dengan kondisi-kondisi kerja yang lebih menyenangkan, lebih bebas dan lebih membahagiakan”. (Miller & Form)

“Komunikasi yakni kemampuan seorang individu untuk menyatakan perasaan & gagasannya kepada orang lain, kemampuan kelompok untuk berkomunikasi secara efektif dan intim dengan kelompok lainnya” (Mayo ; 1945)

Hubungan manusiawi muncul setelah perang dunia II. Sofer (1973) mengatakan bahwa Mayo dan kawan-kawannya menunjukkan secara ilmiah bahwa “suatu kelompok memiliki kehidupannya sendiri, lengkap dengan adat istiadat, norma dan control social yang efektif atas anggota-anggotanya.”

# Kritik terhadap teori ini menyatakan bahwa pergerakan ini terlalu asyik dengan orang-orang & hubungan-hubungan mereka & mengabaikan keseluruhan sumber daya org. & anggota-anggotanya. Keinginan memberikan respons terhadap kebutuhan pribadi & oraganisasi telah menjadi suatu konsekuensi dari dasar-dasar yang telah diletakkan teoretisi terdahulu mengenai perilaku.

 Teori Fusi  (Bakke & Argyris)

Banyaknya masalah dalam memuaskan minat manusia yang berlainan & dalam konteks memenuhi tuntutan penting struktur birokrasi, Bakke (1950) menyarankan suatu proses fusi. Pendapatnya bahwa organisasi, hingga suatu tahap tertentu, mempengaruhi individu, sementara pada saat yang sama individu pun mempengaruhi organisasi.

Argyris (1957), seorang rekan bakke di Universitas Yale, menyempurnakan karya Bakke. Ia berpendapat bahwa ada suatu ketidaksesuaian yang mendasar antara kebutuhan pegawai yang matang dengan persyaratan formal organisasi. Organisasi mempunyai tujuan yang berlawanan dengan tujuan pegawai perseorangan. Para pegawai frustasi sebagai akibat dari ketidaksesuaian tersebut; sebagian pegawai mungkin meninggalkan tempat kerja mereka, menjadi apatis & acuh-tak-acuh. Melalui konflik ini para pegawai laiinya menyadari untuk tidak mengharapkan kepuasan dari pekerjaan mereka.

  Teori peniti penyambung (Likert)

Rensis Likert dari Universitas Michigan berjasa mengembangkan suatu model terkenal dengan sebutan model peniti penyambung (the linking pin model) yang menggambarkan struktur organisasi. Konsep peniti penyambung berkaitan dengan kelompok-kelompok yang tumpang tindih. Penyelia merupakan anggota dari 2 kelompok ; sebagai pemimpin unit yang lebih rendah dan anggota unit yang lebih tinggi. Penyelia berfungsi sebagai peniti penyambung, mengikat kelompok kerja yang satu dengan yang lainnya pada tingkat berikutnya.

Organisasi dengan struktur peniti penyambung menggalakan orientasi ke atas daripada ke bawah; komunikasi, pengaruh pengawasan dan pencapaian tujuan diarahkan ke atas dalam org.

Luthans (1973) berpendapat bahwa konsep peniti penyambung cenderung menekankan & memudahkan apa yang seharusnya terjadi dalam struktur klasik yang birokratik. Tetapi pola hierarkis atasan bawahan, sering mendorong komunikasi ke bawah, namun menghambat komunikasi ke atas dan ke samping.

# Kritik teori ini, adalah lambatnya tindakan kelompok, yang merupakan ciri organisasi berstruktur peniti penyambung, harus diimbangi dengan manfaat partisipasi yang positif-kontribusi kepada perencanaan, komunikasi yang lebih terbuka, dan komitmen anggota-yang tumbuh dari struktur peniti penyambung.

TEORI SISTEM

Teori sistem memandang organisasi sebagai kaitan bermacam-macam komponen yang saling tergantung satu sama lain dalam mencapai tujuan organisasi. Setiap bagian mempunyai peranan masing-masing dan berhubungan dengan bagian-bagian lain dan karena itu koordinasi penting dalam teori ini.

Teori sistem adalah seperangkat prinsip yang terorganisasikan secara longgar dan sangat abstrak, yang berfungsi mengarahkan pikiran kita namun terikat pada berbagai penafsiran. (Fisher ; 1978)

Interdependensi menunjukkan bahwa terdapat kesaling bergantungan di antara komponen-komponen / satuan-satuan suatu sistem. Suatu perubahan pada suatu komponen membawa perubahan pada setiap komponen lainnya.

Teori sistem memberikan suatu model deskripsi yang sangat kuat mengenai proses organisasi. Teori ini mempunyai banyak implikasi dan telah digunakan untuk mendeskripsikan fenomena organisasi dalam konteksnya sendiri.

Teori sistem menangani hakikat saling hubungan yang kompleks dari organisasi manusia dan menguraikan bagaimana organisasi bertumbuh dan berkembang. Tipe komunikasi yang dominan dalam organisasi yang menggunakan teori ini adalah komunikasi horizontal, baik dalam lingkungan organisasi maupun antara organisasi dengan organisasi lainnya.

Weick menggunakan teori sistem untuk menjelaskan pengaruh informasi yang berasal dari luar organisasi ke dalam internal organisasi & sebaliknya, untuk memahami bagaimana organisasi mempengaruhi lingkungan eksternalnya.

TEORI ORGANISASI MODERN / MUTAKHIR

Aliran besar ketiga dalam teori organisasi adalah teori modern, yang kadang-kadang disebut juga analisa sistem.

Teori modern adalah multidisiplin dengan sumbangan dari berbagai disiplin ilmu pengetahuan. Interaksi dinamis antar proses, bagian dan fungsi dalam suatu organisasi, maupun dengan orang lain dan dengan lingkungan

Teori modern mengemukakan bahwa organisasi bukanlah sistem tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil, tetapi organisasi merupakan sistem terbuka yang harus menyesuaikan diri dg lingkungannya.

Teori organisasi modern dan teori sistem umum:

1. Bagian-bagian (individu) dalam sistem keseluruhan dan pergerakan individu di dalam dan di luar sistem
2. Interaksi individu dengan lingkungan yang terjadi dalam sistem.
3. Masalah-masalah pertumbuhan dan stabilitas sistem.
4. Masalah pertumbuhan dan stabilitas sistem.

Bagian-bagian dari sistem dan saling ketergantungannya

1. Sistem adalah individu dan struktur kepribadiannya yang diberikan kepada organisasi. Unsur utama kepribadian adalah motif.
2. Penentuan fungsi-fungsi formal yang biasa disebut organisasi formal.
3. Organisasi informal: individu mempunyai harapan untuk memuaskan kebutuhannya melalui kontaknya dg orang lain
4. Struktur status dan peranan
5. Lingkungan fisik

Proses hubungan dalam sistem:

1. Komunikasi: mempelajari jaringan komunikasi dalam sistem.
2. Konsep keseimbangan: penyeimbangan mekanisme yang dicapai dengan cara menjaga hubungan struktural yang harmonis.
3. Proses pengambilan keputusan: variabel internal dalam suatu organisasi yang tergantung pada pekerjaan, harapan-harapan individu, motivasi dan struktur organisasi.

TEORI MENGENAI PENGORGANISASIAN (WEICK)

Weick (1979) menyatakan bahwa  organisasi adalah suatu system yang menyesuaikan dan menopang dirinya dengan mengurangi ketidakpastian yang dihadapinya.

Suatu system berrsifat manusiawi. Manusia tidak hanya menjalankan organisasi; manusia merupakan organisasi tersebut.

Semakin sedikit ketidakjelasan pesan yang dimasukkan ke dalam system, semakin mudah menggunakan aturan yang sudah ditentukan. Sebaliknya, semakin banyak ketidakjelasan pesan yang dimasukkan ke dalam system, semakin besar kemungkinan digunakannya siklus komunikasi (interaksi ganda) untuk menangani ketidakpastian ini.

Double interact à      A berkomunikasi dengan B

                                    B memberi respons pada A

                                    A membuat beberapa penyesuaian / memberi respons pada B

Tiga tahap dalam proses pengorganisasian (Weick ; 1979)

1. Tahap pemeranan (enactment)

Menghimpun sesuatu bagian dari sejumlah pengalaman untuk diperhatikan lebih lanjut. Para anggota organisasi menciptakan ulang lingkungan mereka dengan menentukan & merundingkan makna khusus bagi suatu peristiwa.

2. Tahap seleksi

Memasukkan seperangkat penafsiran ke dalam bagian yang dihimpun. Aturan-aturan dan siklus komunikasi digunakan untuk menentukan pengurangan yang sesuai dalam ketidakjelasan.

3. Tahap retensi

Penyimpanan segmen-segmen yang sudah diinterpretasikan unutk pemakaian pada masa mendatang. Organisasi menyimpan informasi mengenai cara organisasi itu memberi respons / berbagi situasi.

Weick (1985) menyatakan bahwa dalam diskusi –diskusi mutakhir mengenai organisasi “rasionalitas dipandang (1) sebagai sebuah himpunan yang berubah bila isu berubah, (2) sebagai dalih untuk menarik minat sumber daya dan legitimasi, dan (3) sebagai suatu proses pascatindakan yang digunakan secara retrospektif untuk menentukan alasan atas tindakan tersebut.”